合同管理模块解决方案

合同管理模块解决方案

※方案背景

合同管理是企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。

企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，因此，企业必须十分重视合同管理。合同管理是企业的一种自我管理行为，是企业生产经营管理的一个重要组成部分，它涉及到企业生产经营活动的方方面面。是一项综合性的工作，能否有效的管理好合同，是现代企业经营管理成败的一个重要因素。

※管理难点

合同产生在合同管理的前期阶段，在这一阶段企业往往比较重视，一旦合同签订了，施工任务到手了，合同权利义务确定了，一些企业往往就把合同抛之脑后了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，而仅仅把它看成是生产过程的一部分。因此，企业合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。

归纳起来，企业合同管理过程当中经常会遇见以下问题：

1.合同流程执行不合乎规范，疏于监督，导致漏审和相关资料不完善，带来了法律风险。

2.通过纸质形式或者是电子文档形式容易造成合同保管查阅不便，信息及时性差。

3.合同执行周期长，涉及的人员、岗位和流程多，容易造成管理者监管难度加大。

4.合同履行过程中，涉及多次的收付款，如果没有提醒，经常造成跟踪难，票据与收付阶段难以应付，造成违约风险。

5.客户关系、订单、采购订单、收付款等关联业务众多，涉及的机构可能是客户、企业内部各个部门或者是供应商，因此工作协同复杂困难，造成断层。

总之，合同管理是个关联复杂，时间周期长的重要工作，需要通过一种信息化手段去解决。

※管理方案

1.1方案示例图

1.2采购合同订立与执行

采购合同管理主要从采购部门对供应商的采购寻源发起，通过招标、询价、竞价、邀标等方式寻找到合适供应商后，就进入了采购合同订立和采购订单制定阶段，后续进行合同履行，将付款计划与订单计划传递给财务部门和供应商，实现后续合同的执行工作。

（1）开评标管理：

招标管理员根据项目情况，发起技术标、商务标的评审，关联“招标管控底表”信息，经批准后启动现场开标程序； 通过现场会议方式，并将评标结果录入系统。现场评定结果待向有关领导申报后再进行招标结果审批流程。该评标结果信息记录了产品规格、价格和付款方式等约定，作为合同的信息，记录并关联下去。

（2）合同评审：

采购项目一旦中标后就进入了订单和采购合同订立的阶段了，采购部业务员关联商务评标结果，自动带出当前中标供应商及相应的投标报价信息，输入付款阶段、付款比例，系统对中标价格及合同总价做控制，这些信息都是在合同履行阶段的预警信息。

在合同评审阶段，涉及采购部门、需求部门还有法务部门和相关领导，因此合同评审能够通过流程传递至各个岗位职级，联合审核降低合同订立的风险。。

（3）采购订单：

采购部业务员根据合同协议，向供应商下采购订单，此单可作为结算依据。

1.3销售合同订立与执行

销售合同管理的发起来源于客户与企业销售的签约。这部分可以对接协同的客户关系管理模块。一旦客户商机转入签约阶段，客户的信息就将关联入销售合同当中，正式进入合同订立过程。

（1）询价与投标：

在销售阶段，客户可能通过询价的方式来进行所需购买商品的咨询与报价，另一方面可以通过招投标的方式将商机进行转化。这些信息在合同订立的过程中作为合同的基本信息关联进入系统，避免了信息录入的误差。

（2）合同订立：

在合同订立的过程中，需要填写合同主体信息，合同产品和服务的信息，以及付款条件和相关约定等。这些信息在合同订立过程中非常重要，致远系统支持多种的条件校验手段，同时通过业务层和管理层的共同审定，降低合同履行风险，形成合同台账。

（3）销售订单：

合同一旦确立，进入合同执行阶段，合同订单自动生成，将信息传递给生产或实施部门进行产品或服务的交付。

（4）收款管理：

合同台账录入，到按提货批次计算节点应收款，发起催收通知单，流程清晰明了，笔笔一目了然，应收实时可见。

（5）合同开票：

每次财务收到销售款项之后，系统自动触发开票流程，将相关信息自动带入系统进行审核。

（5）合同变更：

合同管理系统支持多种报表展现形式，能够根据权限控制合同信息的展现内容，为决策者提供依据，为业务者提供统计和查询入口

※合同管理模块应用场景

采购合同订立与执行

销售合同订立与执行

合同审批单

业务信息表

合同变更