固定资产业务解决方案

固定资产业务解决方案

※方案背景

目前，虽然市场上存在一些固定资产管理软件，在很大程度上解决了手工记账方式的问题，但多数系统在建设之初没有考虑与其他系统融合问题及数据如何统计上报的问题，导致组织中的“信息孤岛”越建越多，甚至因此而导致部分信息系统建设流于形式，建设起来后并没有良好的投入使用。协同固定资产管理以企业中的实物资产管理为主，是对经济生活中所创造的用于生产物品和提供服务的资产进行管理。实务资产是创造财富和收入的资产，为经济创造净利润。它包括土地、建筑物、知识、用于生产产品的机械设备等。

※管理难点

实物资产的管理牵涉面非常广，一个单位内所有的员工几乎都可能涉及，管理的难度不小。资产的申请购买、采购入库、领用保管、维修保养、报废报损、馈赠转让等一系列过程持续时间很长、审批记录很多，因此对于实物资产的管理是其生命周期的管理，是连贯而持续的。 对实物资产的管理，要求权责落实，使用者享有使用权的同时必须付好管理责任，一旦管理不力出现损失，还必须承担相应的费用。当没有详细的资产信息记录时，资产管理的责任只能停留在纸面。 此外，资产管理者还面临很多的工作困难，如： 各种与资产相关的审批（如申购、调配调拨、报废报损等）分散，资产相关信息的来龙去脉被人为割裂，无法获知完整的信息。 因为信息分散，所以必然存在信息的誊录、导入等操作，工作量加大，错误的出现也难以避免，甚至给人为作弊提供了空间。 没有提示或预警，忽略了资产的质保、维保日期可能导致产生不必要的费用以及不必要的损失。 在室外无法快速查看资产的相关信息。

※管理方案

1.1方案示例图

1.2资产购置

当员工发起资产申请流程后，如果组织内部没有对应的资产可供领用，则可设计由系统自动触发或人工发起《固定资产申购表》。员工可以根据工作需要申请购买资产，其所在部门审批后由资产管理部门（如行政部、办公室等）查看所需资产的库存情况，然后做出部分或全部新购与调配调拨的意见。有调配调拨时，系统自动生成调配调拨的流程并推送到申请人的待办事项中（申购单自动嵌入）。有新购时，由采购部门进行询价与采购，完成后由资产管理员进行入库操作，系统会自动生成多个资产信息录入流程并复制新购资产的相关信息（名称、型号规格、单价、数量等）到《资产信息录入单》，由资产管理员填写以入库。资产管理员填写资产的相关信息，分资产个体（单种资产可存在多个个体）录入，系统自动生成各个资产个体的编号和ID编码，并保存到资产档案信息中（未领用前资产状态为“闲置”）。

1.3资产调拨

资产调配调拨由资产管理部门处理，审批完成后，由资产管理员填写调配调拨后的现使用部门、现责任人和交割记录等信息，完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的使用部门、责任人等信息，调配调拨情况将存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。固定资产未经公司主管领导批准，不可以调拔；资产的调拨，必须通过调拨流程，主管领导审批通过后才可以完成。

1.4资产维保

员工可以根据资产的状况说明原因和上传照片后申请对资产进行维修或保养，其所在部门审批后由资产管理部门查验资产有无人为损坏并理清责任，若因员工人为损坏导致维修则由资产管理部门注明需要员工承担的费用。审批完成资产维保后，资产管理部门记录维保的具体日期与情况，填写无法维修需要报废报损的资产数量，完成后系统自动将维修保养信息存档到资产档案的“资产信息变更记录”中。若存在报废报损的情况，则系统自动生成资产报废报损流程并推送到资产管理人员的待办事项中。

1.5资产报废

员工可以根据资产的状况说明原因和上传照片后申请对资产进行报废报损，其所在部门审批后由资产管理部门查验资产有无人为损坏并厘清责任，若因员工人为损坏导致则由资产管理部门注明需要员工承担的赔偿。审批完成后资产管理部门处置资产，记录处置的具体日期、回收残值等情况，完成后系统自动更新该资产个体在“资产使用状态记录”中的相关信息并将报废报损信息存储到资产档案的“资产信息变更记录”中。

1.6资产查询统计

系统为用户提供了强大的查询统计功能，可按照用户需求生成各类统计报表，为组织的资产管理提供有力的支撑。

维保记录查询:

针对组织内部的固定资产，在使用期限内可能需要进行维修保养，在需要时，可随时对某个固定资产的维修记录进行查询，也可进行全局查询。

报废资产查询:

通过报废资产查询功能，可快速查询某一个周期内报废资产的记录。

资产状态查询:

资产状态查询可帮助固定资产管理人员快速查询固定资产的总体状态，是否被领用，保管人是谁，领用时间等均可一目了然的呈现。

部门资产查询:

可帮助管理人员快速查询或统计某一个部门所拥有的固定资产数量，类别，名称及资产金额等信息。

※固定资产管理应用场景

资产档案管理

资产领用

资产购置