致远A6协同便于国药控股从办公管理平台转化成集

国药控股集团：登录协同是一种习惯   由于是关系到国民生命安全的重点行业，国药体系的信息化建设开展的相对较早，并且发展迅速，国药控股股份有限公司就是个例子。 国药控股股份有限公司（文中简称国药控股）是一个由国务院国资委管理的大型集团型企业，成立于2003年1月16日。2009年9月23日在香港上市（股票代码：01099.HK）。作为中国最大的药品及医疗保健产品分销商及领先的供应链服务商，公司拥有并经营中国最大的药品分销网络。2005年以来，在中国医药商业年度销售、利税排名中连续四年位居榜首。 国药控股信息化进程： 2002年，现今的国药控股主要子公司还曾经是国家各个药品采购供应站，由于发展迅速，对药品GSP和存储运输条件的要求越来越高，在国家经贸委的大力支持下，中国医药集团开始建立现代化的医药物流中心，通过先进的信息系统和设备系统的集成手段来完成药品存储和运输工作。据国药控股现任信息部部长曹国钧回忆，那是国药系统信息化建设开始的第一步。由于涉及到异地管控、财务审批和行政办公，这个国债贴息贷款支持的国家项目中也包含协同OA系统的建设。 2003年国药控股股份有限公司成立，总部设在上海。原中国医药集团下各地的一些药品采购供应站成为国药控股各个子公司，如何做好异地机构的沟通便成了国药控股成立之初面临的一个问题，公司领导认为财务软件和OA是解决这个问题的基础，经过招标选择了用友的U8财务软件和致远的A6协同管理软件。 2004年标准化的致远A6协同管理软件在国药控股总部及各下属十多家子公司中推广开来，其中国药控股广州公司、深圳一致药业股份有限公司、国药控股沈阳公司及国药集团化学试剂有限公司推广效果较为明显。尤其是国药控股广州公司因用致远协同管理软件进行一体化管控成为国药控股中各单位信息化建设的典范。和其他单位信息化建设信息中心负责制不同的是，国药控股广州公司的协同建设是一把手首先提出并由办公室牵头推行的，由办公室主任兼任信息中心主任一角。这样做的好处是：对办公流程和业务流程的梳理更便捷，推行更顺畅，省去了信息中心跨部门调研的麻烦，减少了推广阻力。 2005年国药控股广州公司协同管理软件的应用成功引起了国药控股总部的重视，在历经一番考察学习之后，国药控股总部开始重视协同管理，决定力推致远协同管理软件。 2007年国药控股总部致远协同管理软件面向各下属子公司使用，承载十几家下属公司与总部的信息传达、公文往来和流程审批。 2009年国药控股总部在领导的高度重视和信息中心的推动下致远协同管理软件推广工作到达高峰，国药控股总部应用情况超越了各下属公司，成为国药控股体系中应用协同管理软件最为成功的典范之一。 物流中心项目管理 协同是支柱 对于国药控股全国物流中心的建设，致远协同管理软件算得上是项目管理的支柱，国药控股总部给项目公司的人员都开了协同OA帐号，解决了沟通问题，包括财务情况、工程质量信息、资金支付等，此外项目审批流程也是利用致远协同管理软件的二元化工作流来做的，固化了流程，为工程节省了大量的时间和人力成本。 2009年3月中共中央提出《关于深化医药卫生体制改革的意见》，新医改序幕就此拉开，作为中国最大的药品及医疗保健产品分销商，国药控股决定建立三级管控体系，成立全国物流配送中心，药品由总部配送到省公司再到地市公司，将来可能辐射到下面的县、乡、村。这是个巨大的物流配送网络，它的建设跨越不同省市，涉及到工程建设公司及国药控股多个下属子公司，审批需跨越国药控股总部多个职能部门，流程十分复杂的，如果靠传真一次传递几十份文件的方法，接到传真后还要跑几个部门签字盖章。 “我们用致远协同管理软件就大大缩短了这一过程，因为项目资金需要总部审批，我们就按照实际业务中审批过程在系统中专门设计了一个资金审计模板，使其变为电子化的流程，并且给涉及项目的关键人员都开了账号，这样不管是哪个地方的物流中心申请资金只要登录协同就可以审批。如果领导出差只要有网络就可以登录协同办公，完全不会耽误时间，既快捷又方便。”曹国钧部长介绍道：“因为涉及到财务审批，是国药控股核心机密，为了保证安全凡是查看和操作资金审计模板的人都要用加密狗登录才行，这是致远协同软件的安全之处。” 目前，国药控股物流中心在有条不紊的建设着，在这个大型项目中协同管理软件发挥了不可或缺的管控作用。 便捷工作 协同是习惯 只要一出差曹国钧必备三件东西，电脑、3G上网卡和加密狗。据他描述，国药控股的领导们出差也都是如此装备。在一个宾馆大厅的一角，曹国钧打开电脑，插上加密狗和3G上网卡就开始处理文件了，“这是我习惯的工作状态，如果不登录协同，我不知道要怎么工作。” 现在每天登录致远协同管理软件已经成为国药控股大部分人的习惯。曹部长不敢想象，国药控股如果离开协同系统会怎么样。抛开物流中心的项目不算，他给我们算了一笔帐，单就国药控股的公文传递一项来讲，协同管理软件就立下了汗马功劳。目前国药控股体系有一百五十多家下属子公司，下属子公司又都是小型集团，下面还有子公司，这样算起来每个公司一年少说也要有700多个公文，假如按100个公司传递公文算，每个公司一次公文快递费10元，这笔账算下来就是70万，这只是快递的费用，还有纸张的费用，发传真的电话费，打印机的维护费用，如果收传真的人恰好不在，传真很容易丢失，这样重复传真的成本都会产生，这些费用加起来就是协同管理软件省下来的钱。 省下真金白银还不算，最重要的是节省了金钱都买不来的时间。对于国药控股这个庞大的机构，召开一次集团范围内的会议都不是件容易的事，“以往会议通知靠邮寄，大概需要2-3天的时间，如果赶上会议紧急就要耽误事了，现在登录协同发个会议通知，不到几分钟就全通知到了，节省下的时间成本是无法估量的。” 更重要的是协同对于每一个审批流程都可以归档保存，并且有全文搜索功能，如果忘记了事件的经过，只需输入几个关键字就能迅速找到，这也是曹部长离不开协同的一个理由。 由于是基于互联网的软件系统，只要能上网就能登录协同，公司给每个出差的人配备了3G上网卡，这样无论走到哪里都能上网工作，重要的事情一件不会耽误，大大提高了工作效率。 集团管控 协同是经脉 像国药控股这样的大型集团型公司，组织结构呈树状，总部是主干，各下属子公司是分支，分支下面又有分支，多层分支构成了一个巨大的树冠。然而每一个分支就是一个节点，一个节点不通畅，整个分支的发展都会受影响，所以国药控股的做法是给每个节点都设一个致远协同管理软件以保证沟通协作的顺畅。 目前，国药控股有一百五十多家下属子公司，仍在不断扩充分支机构，每多增一家分支首先要做的就是上一套协同管理软件。“我们在总部的系统中给各下属单位及各重点项目的关键岗位都开设了账号，这些岗位上的人随时可以登录协同处理事务，另外致远A6协同中有关联系统一项，可以很容易就找到另一个系统的登录界面。” 在国药控股大大小小的信息系统中致远A6协同可以说是集团管控的经脉，为什么这么说？“这套系统是唯一一套全员应用的系统，进入国药控股集团的每个单位，每个人都要用，大家要用它来传递信息，协同工作，这一点业务系统是做不到的。”在国药控股，致远协同管理软件不仅是连接总部和分支机构的桥梁，还是各种业务系统的整合平台。在一个组织中业务和管理是相辅相成的，一旦脱节会给管控带来很大麻烦，基于这一点，国药控股将一套针对业务的费用系统，整合进致远A6协同，实现了两个系统的单点登录切换。这样一来这套致远A6协同便从办公管理平台转化成集业务和管理为一体的综合平台。 曹部长有个梦想，就是未来国药控股所有的业务系统都集成到协同管理平台中，各下属子公司也都集中到一套系统中管理，那时国药控股将出现这样一幅场景：所有员工只需登录一套致远A6协同就能处理业务，沟通协作，而且在业务系统中形成的数据无需再次登陆就可以自动转化成审批数据在协同中流转，对于一个大型集团型企业来讲这个场景意味着各种承载着庞大数据的信息系统的高度融合，并且以松耦合形式存在。 目前，致远软件研发成功的致远A6信息交换中心正是为了实现集团型企业组织之间信息化分布式部署和跨组织业务协作而打造的。这意味着，国药控股的梦想不久便会成为现实。 后记：采访快要结束时曹部长描述了国药控股内部协同应用的一个现象，他说，目前协同备份的时间已经从午夜12点调到了凌晨４点。他统计过凌晨１点的时候在线人数大概是10到30个左右，其中包括高层领导，备份早了系统中断就会遭到很多抗议。可见，致远协同管理软件已经成为国药控股的工作中不可分割的一部分，其意义远远超越了普通信息系统的范围。它已经完全融入到企业日常工作中，就像水和空气，无处不在却又不可或缺。致远软件：www.ufidaoa.com